| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
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Efectuar asesoría, capacitación y suministrar información financiera, de la contabilidad pública y del manejo del presupuesto |
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Profesionales Universitarios de la oficina de Fondos de Servicios Educativos de la UAF de la SEM
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Normatividad e instructivos financieros, registro fotográfico y listado de asistencia |
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Orientar al Fondo de Servicios Educativos rural, sobre el manejo de los recursos públicos acorde a la normatividad, sobre la aplicación de la contabilidad, el control y manejo del presupuesto, de la presentación de las declaraciones tributarias estandarización de informes a presentar teniendo en cuenta la normatividad general aplicable y los lineamientos de la Contaduría General de la Nación, del Ministerio de Educación Nacional y demás políticas establecidas por la Entidad Territorial. |
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Verificar que los documentos que soportan la contabilidad y fueron producto de los movimientos del FSE Rural estén completos |
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Documentos fuente (contratos, facturas electrónicas, comprobantes, documentos soportes, extractos, actas de inventarios de alta y baja y demás registros contables) |
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Verificar que se encuentren todos los documentos que soportan las operaciones a registrar en el sistema. A su vez revisar que los documentos se encuentren con los datos requeridos y correctamente calculados y diligenciados. |
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Devolver documentos para ajustes |
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Documentos fuente (contratos, facturas electrónicas, comprobantes, documentos soportes, extractos, actas de inventarios de alta y baja y demás registros contables) |
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Al verificar si se identifica algún tipo de inconsistencia en la información recibida o que falte algún documento que soporte la operación a registrar, realiza la devolución de los documentos al tesorero de dicho FSE Rural con las respectivas observaciones para que efectué las correcciones. |
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Registrar las operaciones contables y financieras del FSE Rural |
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Documentos fuente (contratos, facturas electrónicas, comprobantes, documentos soportes, extractos, actas de inventarios de alta y baja, notas de contabilidad y demás registros contables) |
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Cumplir con todo el procedimiento de contabilidad para el registro oportuno en el software contable de las operaciones financieras, contables y presupuestales, (causación de ingresos, cuentas por cobrar, registro de bienes, depreciación, amortización entre otros) y en coherencia con los soportes y documentos físicos de la información debidamente presentados, y/o en medios magnéticos generados por parte del Fondo de Servicios Educativos Rural. |
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Validar registros y Realizar Ajustes |
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Documentos fuente soporte de la contabilidad y notas contables y de ajustes |
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Verificar la ejecución de los registros contables con base en la información del sistema, validando contra los documentos físicos entregados por el FSE Rural, si se identifican inconsistencias se valida contra la fuente del registro para identificar la razón que las origina y se procede a realizar en el sistema los ajustes correspondientes, dicha corrección debe ser socializada para evitar su repetición. |
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Verificar y acompañar el FSE Rural en temas presupuestales. |
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Documentos fuente Acuerdo de presupuesto, Decreto de Liquidación del presupuesto en la vigencia, Plan Anual mensualizado de Caja, Plan de Adquisiciones. |
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En la respectiva verificación se evidencia el cumplimento de las normas consagradas en el decreto orgánico de presupuesto, conservando los principios del mismo. |
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Verificar y acompañar el FSE Rural en temas tributarios |
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Declaraciones de Rte. Fte. Rte. Ica, Estampillas correspondientes al FSE Rural e información del software contable |
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Realizar las verificaciones pertinentes en los reportes de la información contable, verificando en las órdenes de pago, la correcta liquidación y posterior retención de los conceptos impositivos para generar las declaraciones tributarias de impuestos para la Nación y el Municipio de Manizales, al igual que el consolidado de información en medios magnéticos. |
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Validar y asesorar el FSE Rural en lo pertinente a la Tesorería |
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Reglamento de Tesorería, manejo de cuentas bancarias, extractos, auxiliares contables y documentos de conciliación |
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Verifica que el FSE, cuente con las cuentas bancarias determinadas por la Nación para el manejo de los recursos públicos, así como su correspondiente reglamento que permita tener un control y coherencia en la utilización de los recursos del FSE. Realiza las conciliaciones bancarias contra los extractos bancarios confrontados con los saldos registrados en el libro auxiliar de bancos de cada una de las cuentas registradas a nombre del Establecimiento Educativo. |
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Efectuar el cierre financiero de las operaciones contables y presupuestales del FSE Rural, generando los estados financieros correspondientes |
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Registros de ajustes e informes financieros en físico o en medio electrónico |
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Al final de la vigencia se deberá realizar el cierre contable de las cuentas de balance y de resultado ajustándolo al cierre presupuestal, a fin de determinar el superávit o el déficit fiscal del FSE, para lo cual realizará los ajustes y registros contables correspondientes, como resultado deberá generar el Balance General, Estado de Resultados, Notas y revelaciones a los Estados Financieros, reporte de Información Exógena (Medios Magnéticos ante la DIAN e Industria y Comercio) y demás informes a las Entidades competentes. |
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Elaboración periódica y presentación de informes financieros a las Entidades Competentes |
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Plantilla CHIP de presentación información contable, plantilla de presentación presupuestal y archivo SIFSE, Archivos PDF radicados en el correo institucional |
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Elaborar mensualmente y trimestralmente los informes contables y presupuestales (CHIP contable y SIFSE), verificando que el FSE Rural reporte y presente oportunamente al correo institucional de la SEM, los archivos correspondientes de la información contable y presupuestal, para que una vez validados y en firme, se remitan en formato PDF debidamente firmados por los responsables correspondientes. |
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Validar y asesorar en el cumplimiento de los planes de mejoramiento suscritos por el FSE Rural ante los órganos de control |
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Planes de mejoramientos suscritos por parte del FSE Rural. |
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Verificar los planes de mejora suscritos, con el objetivo de determinar los avances y cumplimiento de los mismos. |
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Validar y asesorar la rendición de cuentas por parte del FSE Rural ante la comunidad educativa |
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Fotografías, del informe en lugar visible a la comunidad |
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Se debe verificar que se publique el informe de gestión y utilización de recursos en lugar visible del FSE Rural. |
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